مراكز الارشيف الكوارث

الفهرس الصفحة

المدخل .............................................7
المحيط .............................................7
الهدف ..............................................7
الميادين المعنية ...................................7
المفاهيم ...........................................8

الفصل الأول- أنواع الكوارث...........................9
1.1- أصناف الكوارث ..............................9
1.2- تسرب المياه والظروف المناخية القاسية .......9
1.3- الحريق .....................................10
1.4- الزلزال ....................................10
1.5- أخطار أخرى هامة.............................11
1.6- الحروب .....................................11
1.7- حادثة نووية.................................12
1.8- كوارث و أضرار ..............................12

الفصل الثاني- تخطيط الموارد المالية ................13
2.1- الميزانية .....................................13
2.2- المصاريف المتعلقة بالبنايات ...................13
2.3- المصاريف الطارئة ..............................14
2.4- التأمين .......................................14

الفصل الثالث- تقييم الأخطار .........................15
3.1- المدخل ........................................15
3.2- الأخطار الخارجة عن البناية......................15
- 3.2.1- تحديد أخطار الزلازل ...................16
- 3.2.2– تحديد أخطار الفيضان ..................16
3.3- الأخطار الناجمة عن هيكل البناية ................17
3.4-الأخطار الناجمة عن عدم استقرار دعائم الأرصدة الأرشيفية 18
3.5- الأخطار الواردة من الأشخاص أو مجموعات أفراد .........18

الفصل الرابع- معالجة خطر الكوارث ..................19
4.1- المدخل .......................................19
4.2- البنايات الجديدة .............................19
4.3- البنايات القديمة .............................19
4.4- الإنشاءات والتجهيزات التقنية ..................20
4.5- الحماية ضد تسرب المياه .......................20
4.6- الحماية من الحريق.............................21
-4.6.1- الإنذار المبكر عن الحريق ................21
-4.6.2- الإطفاء .................................22
-4.6.3- مميزات رشاش الماء ......................23
-4.6.4- المطافئ اليدوية ........................23
-4.6.5- أنابيب وأفواه الحريق ...................24
-4.6.6- الأعمدة الناشفة .........................24
-4.6.7- مراقبة الدخان ..........................24
-4.6.8- جدران الفصل ............................24
-4.6.9- الورشات التي تقوم بأشغال داخل المبنى ...25
-4.6.10- أخطار الحريق الصادرة من المباني المجاورة 25
4.7- الأمن .........................................25
4.8- نظم التخزين ..................................26
4.9- طرق التعويض ..................................26
4.10- نزاع مسلح ...................................26
4.11- تحديد الأولويات ..............................27

الفصل الخامس، التحضير .............................28
5.1- التحضير لوقوع الكوارث ........................28
5.2- تحديد خطة مكتوبة لمواجهة الكوارث .............28
5.3- تحديد حالة الطوارئ ...........................29
5.4- إشعار وإعلام الموظفين .........................29
5.5- الإجراءات الاستعجالية ..........................29
5.6- تحديد قائمة المسؤولين ........................30
5.7- تحديد المناطق الحساسة ........................30
5.8- خرائط البنايات والإنشاءات والتجهيزات التقنية.. 30
5.9- تحديد تجهيزات الطوارئ ........................31
5.10- تحديد عتاد الطوارئ ..........................31
5.11- تحديد العتاد الخارجي ........................31
5.12- قائمة الخبراء ...............................31
5.13- فرق التدخل ..................................32
5.14- إنقاذ الأرشيف المتضرر ........................32

الفصل السادس- التفاعل والتدخل لمواجهة الكوارث......33
6.1- الإجراءات الأولية ..............................33
6.2- الحلول الأساسية لمواجهة الكوارث ...............33
6.3- إنقاذ الوثائق المبللة والمتضررة ..............33
-6.3.1- التجميد المباشر ...........................34
-6.3.2- التجميد بالتبريد ..........................34
-6.3.3- تغليف الوثائق قبل التجميد .................34
-6.3.4- التجفيف بالهواء ...........................35
6.4- إجراءات خاصة بالقضيم والرق ...................35
6.5- إجراءات خاصة بالصور ..........................35
-6.5.1- الصور السلبية والإيجابية والصفائح الزجاجية..35
-6.5.2- دفاتر الصور ...............................35
-6.5.3- الميكروفيلم (الفضي) .......................36
-6.5.4- الميكروفيش (الفضي) ........................36
-6.5.5- البطاقة أو الفيلم ديازو (Diazo) الميكروفيلم (الفضي).36
6.6- تقديم المساندة لفريق التدخل ضد الكوارث .......36
6.7- محيط المناطق المجاورة ........................36
6.8- تصوير الكوارث ................................36
6.9- إجراءات خاصة بالدعائم الجديدة ................37

الفصل السابع- الاسترجاع.............................38
7.1- المدخل........................................38
7.2- الوثائق المتضررة الناشفة......................38
7.3- الوثائق المتضررة المبللة......................38
-7.3.1- التجفيف بالهواء............................38
-7.3.2- التجفيف الآلي بعد التجميد ..................38
-7.3.3- التجفيف تحت الفراغ ........................39
7.4- الترميم ......................................39
7.5- التكييف ......................................39
7.6- نقل الوثائق المحولة ..........................39
7.7- التقرير حول الكوارث ..........................39

الملحقات:
1- أنواع الكوارث وأضرارها ...................40
2- تجهيزات و لوازم الطوارئ.........................41
3- المراجع حول تخطيط مراقبة الكوارث................43


المدخــــل


المحيـــط
وقعت كارثة في مدينة فلورنسا الإيطالية سنة 1966 إثر فيضانات نهر "أرنو" التي سببت خسائر كبيرة في أرصدة المكتبة الوطنية؛ وكان لهذه الحادثة تأثير هامٌّ في الشعور بأخطار الكوارث.
وقعت فيما بعدُ كوارثُ أخرى مَسَّتِ المكتبات؛ وأصبحت هذه القضية أحد الاهتمامات الكبرى للأرشيفيين والمكتبيين. و ظهر في السنوات الأخيرة - على إثر ذلك - شعورٌ متزايد بضرورة الوقاية من الكوارث، ومراقبة تخطيط التصدي لها.
يُعدُّ حفظ التُراث الأرشيفي عبر العالم أحد الأهداف الأساسية للمجلس الدولي للأرشيف، وشعر المجلس بأهمية التهديدات التي تضغط على هذا التراث، والتي لم تأتِ من الحروب عبر العالم فقط. كما شعر المجلس بالدور الذي يلعبه تخطيط مواجهة أخطار الكوارث في الأرشيف للتصدي لها. ناشدت الجمعية العمومية - انطلاقاً من هذه الانطباعات - لتحضير مخططات ومطبوعات تساعد في الوقاية من الكوارث في الأرشيف، سواء كانت ناجمة عن الظواهر الطبيعية أو تلك التي يسببها الإنسان.
بناءً على ذلك، تم إنشاء لجنة للوقاية من الكوارث (ICA/PDP) و اجتمعت اللجنة لأول مرة سنة 1993، وفي سنة 1996 صدر عن اللجنة مقالٌ تحت عنوان "مواجهة الكوارث، مع المراجع والملحقات" وهذا في العدد 42 من مجلة "ARCHIVUM"، تمهيداً لعملها حول الوقاية من الكوارث ومراقبة تخطيط السيطرة عليها.

الهـــــــدف
تهدف هذه "المبادئ التوجيهية" إلى مساعدة الأرشيف والأرشيفيين لتلبية حاجتهم للتوجيهات لوضع إستراتيجيةٍ وسياسةٍ لإدارة الكوارث.

المياديـــــن المعنيـــــة
تطمح " المبادئ التوجيهية" أن تكون مفيدة لجميع أقسام الأرشيف، حيثما كانت عبر العالم؛ لتسهيل تفعيل تخطيط الكوارث؛ لهذا تعتبر عامة، ولم تتطرق إلى التفاصيل الخاصة بالأوضاع المحلية. وتم تحديد أهم الأخطار، مع التوصيات المناسبة للتصدي لها (وقاية، تدخل/ تفاعل، استرجاع). أضيفت إلى هذه الدراسة قائمة مختارة من المراجع لتيسير التخطيط (الملحق 3).
تتعلق إحدى المشاكل التي نواجهها بتنوع المقاييس واختلاف التعليمات الضرورية حين نتوجه إلى الجمهور الدولي. يمكن أن تظهر أدنى المتطلبات في بلد ما، أكبر المتطلبات في بلد آخر؛ لذا يحاول هذا النص التوفيق في معالجة التناقض. قررت اللجنة - بعد التفكير العميق - تقديمَ التوجيهات في مراحل بدءاً بالنقاط الأساسية. ولا يجب أن يتردد أي قسم أرشيف في اتباع هذا المسار بحجة نقص في الإمكانيات المالية أو التكنولوجية. تُعدُ أي مبادرة في هذا الشأن أكثر فائدة من عدم التحرك سواء كانت متواضعة أو غير كاملة.
ينطبق كل ما يتعلق بتخطيط الكوارث في الأرشيف، على المكتبات في نطاق واسع. وتتشابه الإجراءات الوقائية، ولكن يمكن أن تختلف تقنيات التدخل والاسترجاع. تعالج هذه المبادئ التوجيهية إجراءات التخطيط والمراقبة في الأرشيف قبل كل شيء. يُعدُّ أمن الأشخاص ضمنيًّا في كل التوجيهات التي نقدمها للوقاية من الكوارث أو للتصدي لها بطريقة مناسبة؛ لأنه يعتقد مؤلفو هذه المبادئ أن الإجراءات الخاصة بتأمين الأشخاص قد وضعت من قبل.
يجب على كل مؤسسة أرشيف أن تحدد سياستها وإستراتيجيتها في مجال الكوارث، وأن تجمع تفاصيلها في وثيقة واحدة تحتوي كل الإجراءات التي يجب اتباعها. يجب أن توزع هذه الوثيقة في نطاق واسع بقدر الإمكان، داخل المؤسسة وخارجها، لنيل المساندات الضرورية.


المفاهيـــــم

الأرشيف. تعالج "المبادئ" الأرشيفَ كما هو محدد من قبل المجلس الدولي للأرشيف بثلاثة مفاهيم:
• الأرشيف هو مجموعة الوثائق المنتجة أو المستقبلة من طرف شخص أو مؤسسة أثناء القيام
بوظائفها، والتي يجب حفظها نظراً لقيمتها الدائمة.
• البناية أو جزء من البناية الخاصة بحفظ الأرشيف وإتاحته؛ وتسمى مخزن حفظ الأرشيف أيضاً.
• الوكالة أو البرنامج المسؤول عن تقييم الأرشيف، واقتنائه، وحمايته، وحفظه، وإتاحته؛ تسمى
أيضاً قسم الأرشيف، أو مؤسسة الأرشيف، أو برنامج الأرشيف.

الكارثة. تعد الكارثة، سواء كانت طبيعية، أو من مصدر إنساني، أو مشكلة بين اثنين حادثة لا يمكن ترقب تاريخ وقوعها، وهي تسبب خسائر كبيرة (H.Bohem).
لم تعالج الدراسة "الكوارث الصغيرة" مثل تلك الناجمة عن الحشرات والعفونة.

الطوارئ. تعد الطوارئ حوادث غير متوقعة تتطلب تدخلاً سريعاً.



الفصـــل الأول


أنواع الكوارث


1.1- أصناف الكوارث.
يمكن ترتيب الكوارث في صنفين كبيرين: الكوارث الطبيعية، والكوارث من مصدر إنساني. تعد الكوارث الطبيعية ناجمة عن الحوادث الطبيعية، مثل الزلازل، الزوابع، والتيفون، والأعاصير، وثوران البركان، والجفاف. تندلع الكوارث المنسوبة إلى الإنسان من الأخطاء التي يرتكبها، مثل تسرب المياه، والحريق (بما فيها الحريق الإجرامي)، والتفجيرات و الاصطدامات الخارجية، و تصنف الأعمال الإرهابية في هذه الفئة أيضاً، والحروب، والنزاعات المسلحة توصف الكارثة بصفة عامة كوضع مؤقت يظهر في تغيير مؤقّت للبيئة تنتج عنه أخطار.
سوف نعالج في الدراسة أنواع الكوارث المتكررة (الفيضان، والحريق، والزلزال)، والأخطار المنسوبة إليها.


1.2- تسرب المياه والظروف المناخية القاسية.
يُعَدُّ تسرب المياه والظروف المناخية القاسية من الكوارث الكثيرةَ الانتشار؛ ويمكن تصنيف التهديدات الناجمة عن أضرار المياه في حالتين: ترتبط الكوارث الأولى بالمناخ؛ أي فيضان ناتج عن أمطار غزيرة، أو أمواج عملاقة تسببها الزوابع، والتيفون، والأعاصير، أو فيضان الوديان نتيجة سقوط كمية كبيرة من الثلوج والأمطار. وتتعلق الكوارث الأخرى بالمباني وعدم جودة بنايتها، أو النقائص في نظم شبكة المياه والصرف الصحي. في كلتا الحالتين، يوجد خطر تضرر الأرشيف بسبب المياه، سواء من تسرب الماء في المخازن، أم من ضرر في البناية أو انهيارها.
تشكل فيضانات فلورنسا الإيطالية لسنة 1966 مثالاً للأضرار التي سببتها المياه على الأرشيف؛ فقد مسّت الأضرارُ أكثر من مليونَيِ مخطط، وسُجلت الحادثة في التاريخ لأنها جعلت الكوارث ظاهرةً في المجتمع المعاصر.
يقع الإعصار، والزوابع، والتيفون، في المناطق المدارية، والأضرار التي تسببها هي:
• أضرار في هيكل البنايات ناجمة عن الرياح القوية أو عن الإعصار.
• فيضانات، وتحطيم الهياكل وانهيارها بسبب الطوفان أو الأمواج العملاقة.
• تضرر الهياكل وتحطيمها بسبب انزلاق الأرض.
• تلوث.
تسبب أضرارُ الهياكل الداخلية خسائرَ في البنايات، ومِن ثَمَّ الأضرار على الوثائق الناجمة من تفجر أنابيب المياه. يمكن لمياه الأمطار الطوفانية والأمواج العملاقة أن تغزو البنايات، وأن تضر الوثائق. ويمكن أن تتحول الانزلاقات الأرضية إلى أنهار من الطين تدخل البنايات وتحطم أو تضر الوثائق.

1.3- الحريق.
يُعَدُّ خطرُ الحريق - مهما كان مصدره - أكبرَ خطر يهدد مؤسسات الأرشيف من بين أخطار الكوارث. وترجع أسباب الحريق عادة إلى دائرة كهربائية قصرة، أو إلى رمي السجائر، إلى آخره. تضررت المكتبة المركزية بلوس أنجلس سنة 1986 من حريقين أدّيا إلى فقدان 400.000 مجلد؛ وتضرر 1,250.000 مجلد آخر من الدخان أو الماء المستعمل لإطفاء الحريق.
تعرضت مكتبة أكاديمية العلوم سانت بيترسبورغ سنة 1988 لأكبر حريق مأساويٍّ عرفه تاريخ حرائق المكتبات؛ إذ فُقد 700.000 كتاب، وتضرر أكثر من 3.000.000 مجلد.
تُعد بعض الحرائق التي خرَّبت أحياءً عمرانية كبيرة أمثلة للحرائق الهائلة و الفظيعة في سان فرانسيسكو أثناء زلزال سنة 1906، وطوكيو أو يوكوهما في الزلزال الضخم لكانتو سنة 1923، وحديثاً حريق كوبي في زلزال سنة 1995.
ينتج عن هذه الحرائق الأضرار التالية:
• خسائر بسبب الحرارة أو الحريق.
• خسائر بسبب الدخان.
• خسائر بسبب الماء.


1.4- الزلازل.
تتحرك الزلازل من حركات القشرة الأرضية، ويختلف موقعها من منطقة إلى أخرى في الكرة الأرضية. و من أمثلة الأرشيف الذي تضرر بسبب الزلازل: الأرشيف الوطني للمكسيك سنة 1985، والأرشيف البلدي في سان فرانسيسكو- الولايات المتحدة الأمريكية سنة 1989 عند حدوث زلزال لومابريتا، وعدة مؤسسات أرشيف في منطقة هانسكين باليابان سنة 1995.
تُعرف الزلازل بالدوي الرهيب المُرعِبِ، وتغيرات الأرض وانزلاقاتها، أو بالأمواج الزلزالية "تسونامي". تسبب الزلازل أضرارًا للبنايات، وتتبع بالماء والحريق.
تُصنف الأضرار التي تمس البنايات كالتالي:
• انهيار/ ميل البنايات.
• انهيار/ ميل الرفوف.
• سقوط الوثائق من الرفوف.
• تضرر الحاسوبات وفقدان البيانات.
• خراب بالماء جراء انقطاع الأنابيب.
تسبب الأمواج الكبرى "تسونامي" الأضرارً التالية:
• زعزعة البنايات أو انهيارها.
• خراب بالماء أو الفيضانات.
وينجم عن الحريق الأضرار التالية:
• فقدان البنايات.
• فقدان الوثائق.
• خراب بالماء ناتج عن استعمال وسائل إطفاء الحريق.
يمكن أن تشتعل عدة حرائق في أماكن مختلفة في الوقت نفسه عند نشاط الزلزال، كما يمكن أن ينتشر الحريق انطلاقاً من العمارات المجاورة.


1.5- أخطار أخرى كبيرة.
يجب على المؤسسات الأرشيفية الموجودة في المناطق المُعرَّضة للأخطار المحتملة أن تدرك بإمكانية حدوث أي خطر مشترك، وتوصف هذه المناطق كالتالي:
• جوار مواقع صناعية خطيرة، ومناطق عسكرية أو إستراتيجية هامة.
• وجود مؤقت للأرشيف في منطقة مفتوحة للحركات الجوية.
• جوار طُرُقِ حركاتِ المرور المكثفة مع نقل البضائع الخطيرة.
• منطقة معرضة إلى التظاهرات السياسية أو المدنية.
• منطقة معرضة إلى الانزلاقات الأرضية.
• نشاط بركاني.
ينتج عن هذه الأخطار الأضرار التالية:
• الحريق بسبب انفجار.
• تضرر البناية أو الوثائق و فقدانها.
• حريق إجرامي.
• انفجارات أو حرائق بسبب اصطدامات الشاحنات أو الطائرات.
• تلوث خطير وارد من مواقع كيميائية.
• إشعاع كهربائي مغنطيسي يضر بعض أنواع الأرشيف المحفوظة في دعائم جديدة.


1.6- النزاعات المسلحة.
يُعرَّض الأرشيف إلى أخطار كبيرة عند اندلاع حرب أو نزاع مسلح، و يصعب استباق الأحداث في هذه الحالة، خاصة إذا كانت المؤسسة الأرشيفية في منطقة تبادل النيران، وإذا انقطعت الاتصالات، وشبكات التزويد بالماء والكهرباء. وهكذا تعرضت مؤسسات أرشيفية إلى هجوم مُتعدٍّ بهدف تخريب الأرشيف المتعلق بتاريخ الأجناس. يجب الأخذ بعين الأهمية أيضاً إمكانية السرقات، والنهب، والتدمير، وحالات الهلع والهوس.
ينتج عن هذه النزاعات المسلحة حوادث الشغب:
• خراب أو فقدان البنايات والأرشيف مباشرة، أو بطريقة غير مباشرة.
• أضرار الحريق.
• أضرار الماء.


1.7- الحادث النووي.
تتضرر الوثائق بالأشعة عند وقوع حادث في منشآت نووية، ويُعدُّ التلوث بالأشعة النووية أكبر خطر رغم قلة التجارب في هذا الميدان إلى يومنا. وأحسن طريقة لتجريد الأرشيف من التلوث النووي هي حماية مخازن الأرشيف من انتشار الغبار النووي.


1.8- الكوارث والأضرار.
لُخصت كل أنواع الكوارث التي عرضناها من قبل والأضرار التي تنتج عنها، في جدول بالملحق 1 (الصفحة 40).


الفصـــل الثانــي


تخطيط الموارد المالية


2.1- الميزانية
يُعَدُّ الجانب المالي مسألة مهمة دائماً، وهو حاسم لمؤسسة الأرشيف على غرار المؤسسات الأخرى. يعد عنصراً حاسماً أيضاً لتخطيط مراقبة الكوارث؛ لذا يجب أن يؤخذ الجانب المالي بعين الاهتمام عند برمجة الإجراءات الخاصة بالتصدي للكوارث، سواء باستباق وقوع مثل هذه الحوادث، أو بتقليل الأضرار عند وقوعها. كثيراً ما ننسى، أو نتجاهل ذلك بسبب الصعوبات التي نتلقاها عند الممولين إن المصاريف المرتبطة بالبنايات تعد ضرورية إذا كان التهديد بالخطر حقيقياً، ويعتبر المال ضرورياً للقيام بعمليات تهدف إلى التقليص من التهديدات، ويجب أن تمنح للأشخاص المسؤولين رُخَصٌ للقيام بالمصاريف غير المتوقعة إذا فُرِضَ عليهم التدخلُ ضد الحدث.
ستُوزّع الميزانية المتعلقة بمراقبة الكوارث بين قطبين من المصاريف: الأول خاص بالحماية الوقائية، والثاني موجّه للإجراءات الضرورية للتصدي للكارثة. يّعَدُّ هذان القطبان هامين لفعالية المخططات، ويجب أن تعالج مسألة التوافر المالي، وأن تنظم عند المرحلة الأولى في وضع أي إستراتيجية.


2.2- المصاريف المرتبطة بالبنايات.
يُعدُّ قطب المصاريف المتعلق بتقلُّص الأخطار الواردة من البناية وتصميمها، أكثر ارتفاعًا دون شك.
تشكل بناية الأرشيف غلافاً حامياً يهدف أولاً إلى حماية الوثائق من العناصر والحوادث الخارجية. يجب أن توفر البناية محيطاً آمناً وسليماً لحفظ الوثائق وإتاحتها، ولو تُمثل البناية بحد ذاتها حافزاً للخطر بسبب تركيبتها و/ أو الإنشاءات والتجهيزات التقنية التي تحتويها. غالباً ما نشعر بالأخطار الناجمة عن البناية بالذات بعد ما يفوت الأوان، مثلاً: بعد ما يبرهن الحريق فعالياته التدميرية.
يُعدُّ برنامج إنجاز بناية جديدة فرصة وحيدة لتقلص الخطر المرتبط بتصميمها، لأنها تسمح بإدخال الإجراءات اللازمة للوقاية من الكوارث. ولكن يمكن أن يتطلب هذا تقديم حجج مقنعة للحصول على ميزانيات معتبرة.
كما يمكن أن تتطلب معالجة الخطر المرتبط بالبناية القديمة، ميزانية معتبرة أيضاً، وأن تقدم حجج كافية لقسم المالية. يصعب الحصول على التمويل لأن الخطر المتوقع غير معترف به من طرف الممولين. يجب في هذه الحالة التنبيه بنتائج الدمار والأضرار المتوقعة من انتشار الحريق؛ مثلاً: يمكن أن تُسهِّل هذه الحجج الحصول على قرار التمويل، بالمقارنة مع تكلفة التدخل ضد الكارثة إذا لم تبرمج أي احتياطيات من قبل.


2.3- المصاريف الطارئة.
يجب أن تُطرح بدقة قضية التسيير المالي في فصل المصاريف الطارئة للتصدي ضد أي كارثة. تُعدُّ مصاريف التجهيز وأدوات الطوارئ جدّ متواضعة مقارنة بتكاليف الاستئجار المحتمل، في نطاق واسع، لتجهيزات التجميد، وامتصاص الرطوبة، والتكيف الخارجي، والنقل، بل واللجوء إلى تقرير خبير أيضاً، إذا لم يتوفر هذا كله داخل المؤسسة نفسها على سبيل الاحتياط. وإذا ضربت الكارثة، يصبح طلب التمويل فائت الأوان. سوف تتوقف أحسن المخططات سريعاً، إذا يستحيل الحصول على الأموال الضرورية.


2.4- التأمين.
يمكن أن يشكل التأمين بالنسبة للمؤسسات التي وقعته وسيلة للحصول على التمويل الطارئ، شريطة أن يتضمن عقد التأمين بنداً ينص على هذه الوسيلة. يَخُص التأمين تعويض الخسائر أساساً، ولكن يجب الأخذ بعين الاعتبار تكلفة استرجاع الأرشيف وترميمه نظراً لطابعه الاستثنائي. تُعدُّ الإجراءات المالية عنصراً هاماً وفعالاً في نجاح الوقاية من الكوارث واسترجاع الأرشيف بعد وقوعها.



الفصــل الثالــث: تقييــم الأخطــار


3.1 المدخل
يجب تحديد الإجراءات الوقائية في أي برنامج يهدف إلى التصدي ضد خطر الكوارث. قد لا يمكننا إبعاد هذا الخطر نهائيا, ولكن يمكننا تجنب عدة كوارث قد تحصل، أو بالأحرى تقليل أضرارها على الأرصدة الأرشيفية، إذا وضع تقييم شامل وفعال للخطر، وإذا تطابقت خلاصة الدراسة مع هدف إقصاء الأخطار المحددة أو التقليل من حدتها.
المقصود بمصطلح "الوقاية من الكوارث" هو تحديد الإجراءات اللازمة لتجنب وقوع الكارثة, و في الوقت نفسه تلك التي تهدف إلى حماية الأرصدة الأرشيفية من أضرارها، وتقليل المدة التي قد يتعرض فيها الأرشيف إلى هذه الحادثة.
تصنف مواضيع الانشغال عند تقييم الأخطار إلى أربع مجموعات و هي كالتالي:
• الأخطار الخارجة من البنايات.
• الأخطار الناجمة عن تركيبة البناية وإنشاءاتها وتجهيزاتها التقنية.
• الأخطار الواردة من الأرشيف المحفوظ في دعائم غير مستقرة.
• الأخطار الصادرة عن أشخاص أو مجموعات أفراد يقصدون المؤسسة كهدف معين.
يجب تصنيف المجموعة الأولى والثانية في المرتبة الأولى من مواضيع انشغالات المؤسسات إذا كانت موجودة في المناطق الجغرافية الحساسة أو المعرضة إلى المشاكل الثقافية أو السياسية, وتصنف في المرتبة الأخيرة بالنسبة للمؤسسات الأخرى.
تتميز المجموعة الأولى بالأخطار الناجمة عن الظروف المناخية القصوى مثل الإعصار؛ كما تشمل أيضًا الزلازل, والفيضانات, وانهيار التربة والأضرار التي قد تسببها للبنايات؛ وكذلك أخطار الانفجارات والاصطدامات التي تصدر عن نشاطات مجاورة. تشمل المجموعة الثانية جميع المؤسسات، وبرهنت في الماضي إنها تشكل حافزًا حقيقيًا للخطر لأنها تسبب أضرارًا كبيرةً نتيجة للتصميم غير المناسب للبناية، و/أو النقائص في إنجازها. تأتي الأخطار في هذه الحالة من الحريق عادةً, ومن الفيضانات الناجمة عن انكسار الأنابيب ومن انهيار أو هبوط البناية,ومن البناية بالذات إذا لم تتمكن من مقاومة الظروف المناخية المحلية. يتمثل الخطر الأكثر انتشارًا المتعلق بالدعائم غير المستقرة للمجموعات, في الأفلام المصنوعة من مادة النيترات لأنها تشتعل بصفة مفاجئة إذا كانت فاسدة ومحفوظة في ظروف مناخية سيئة.

3.2 الأخطار الخارجة عن البناية
يُفرض الانتقال إلى موقع أكثر أمنًا, إذا تعرضت البناية الحالية إلى أخطار خارجية. كما يجب التفكير بجد على هذا الحل إذا أصبحت الأخطار حقيقية، حتى لو تعرقل هذا الحل اعتبارات سياسية ومالية.
فعندما نقرر برمجة إنجاز بناية جديدة، يجب أن يدرس جيدًا اختيار الموقع المناسب لتجنب تعرض البناية إلى الأخطار دون فائدة؛ تصدر الأضرار من النشاطات المجاورة أو الأخطار الطبيعية.يتعلق الأمر بـ:
• النشاطات الصناعية التي تحمل أخطار الحريق, والانفجار أو التلوث.
• الممرات الجوية لحركات الطيران.
• اصطدامات السيارات.
• أخطار الفيضانات الطبيعية التي تسببها الأنهار, والقنوات, والأمواج العملاقة، والتسونامي.
• الزلازل وحركات التربة.
• الأهداف الإستراتيجية المقصودة للتحطيم.

3.2.1 تحديد أخطار الزلازل
يختلف خطر وقوع الزلزال من منطقة إلى أخرى. تعتبر أول خطوة لتخفيض خطر الزلزال هي تحديد قوته الاحتمالية عن طريق سلم "ريختر"، وفترات تكراره. يمكن الحصول على هذه المعلومات من إدارة الأرصاد الجوية, أو مراكز البحث المختصة في الزلازل الموجودة في كل بلد.
يجب كذلك جمع المعلومات المتوافرة عن الزلازل الماضية التي وقعت في المنطقة التي يوجد فيها الآن مركز الأرشيف. يمكن الحصول على هذه المعلومات من الإدارات التي ذكرناها من قبل، أو من مركز الأرشيف بالذات.
يفترض تقييم قدرة البناية على مقاومة الزلزال المحتمل بمساعدة المهندسين المختصين, في حالة الاعتقاد أن الخطر يمكن أن يصدر عن انهيار البناية. ترتبط قدرة مقاومة الزلازل بنوعية البناية وتاريخ إنجازها.
يُعد من المهم جدًا تحديد وتقدير خطر انتشار الحريق الصادر عن البنايات المجاورة، لتقييم خطر الحريق الناجم عن الزلزال. فيمكننا تقييمه عن طريق اللجوء إلى مؤسسات الحماية المدنية والإسعاف.

3.2.2 تحديد أخطار الفيضانات
يُعتقد أن المناطق الموجودة في الأراضي المنخفضة أو في السواحل هي المعرضة أكثر إلى أمواج البحر أو التسونامي. يجب في مثل هذه المناطق:
• جمع المعلومات عن الفيضانات الماضية.
• القيام بتحقيق عن علو السدود وحواجز الحماية,ورصد المعلومات عن ارتفاع المياه المحتمل عند وقوع الأمواج الكبرى أو التسونامي؛ و يمكن الحصول على هذه المعلومات من قسم الأشغال العامة للإدارة المحلية.
• اللجوء إلى المخازن العليا في حال وجود خطر الفيضان.
يشمل خطر الفيضانات مراكز الأرشيف الموجودة بجوار الأنهار أو في أسفلها. و يمكن الحصول على المعلومات المتعلقة بالفيضانات وبإجراءات الطوارئ من قسم الموانئ للإدارة المحلية و تعد هذه الإجراءات الوقائية ضد الفيضانات هي نفسها الخاصة بمواجهة الأمواج الكبرى والتسونامي.



3.3 الأخطار الناجمة عن تركيبة البناية
تُعد مسألة البناية التي تحتوي على الأرشيف مهمة جدًا لحماية الأرصدة الوثائقية، لكون البناية تُشكل أول حاجز دفاعي للتصدي ضد الحوافز الخارجية المؤذية، وهي بمثابة غلاف محمي يوفر محيطًا سالمًا؛ لذا لا يُقبل أن تشكل البناية أخطارًا إضافيةً على المجموعات الأرشيفية.
من المعروف أن أغلب الكوارث تقع من النقائص في شبكات الأنابيب والصرف الصحي ورداءة تصميمها؛ كما تندلع عدة حرائق من إنشاءات ونظم كهربائية وضعت بطريقة غير سليمة وبقيت ناقصة أو منعدمة الصيانة.
لا يمكن أن تتقاسم إدارة الأرشيف بنايتها مع أقسام أخرى، وهذا لضمان حماية عالية. وإذا وقع عكس ذلك، سوف يتعرض الأشخاص المكلفون بالصيانة إلى عدة مشاكل بسبب هذا التقاسم. تشكل هذه الأوضاع خطرًا إضافيًا يفوق الأخطار الأخرى نظرًا للنقص في مراقبة الأجزاء الأخرى من البناية وسكانها. لذا من المهم في هذه الحالة وضع تعاون كامل بين مختلف الأطراف، و سوف تكون النتائج مفيدة للجميع.
من الضروري أن تخضع كل بناية أرشيف وإنشاءاتها وجزيئاتها التقنية إلى التدقيق من الجانب الأمني لتحديد الأخطار: يتعلق الأمر بدراسة معمقة يقوم بها خبراء مختصون، تهدف إلى تقدير الأخطار التي تتعرض لها بنايات الأرشيف. تتطلب الدراسة التركيز على النقاط التالية:
• مقاومة الظروف المناخية المحلية.
• جودة البناء.
• أساس البناء.
• خطر الحريق:
o الحلقة الكهربائية
o الآلات والتجهيزات
o شبكات الغاز
o الإنشاءات القابلة للاشتعال
o منع التدخين
• موضع شبكات المياه:
o أنابيب التدفئة
o أنابيب الماء
o نظام الصرف الصحي
o نظام التكييف
o الورش والمخابر
o المطابخ
o الحمامات
o نظام إطفاء الحريق
• تصميم نظم شبكات المياه.
• حالة نظم شبكات المياه.
• صيانة وبرمجة كل ما سبق ذكره.

3.4 الأخطار الناجمة عن عدم استقرار دعائم الأرشيف
تحتفظ أقسام الأرشيف بالكثير من الأفلام بالنترات. ويعد هذا النوع من الدعائم غير ثابت وقابل للاشتعال تلقائيا. لذا يجب تحديد هذا النوع من الأفلام ومعالجتها.

3.5 الأخطار الواردة من شخص أو مجموعة أفراد
يتعلق الأمر بخطر الحريق الإجرامي الذي يكون مصدره أشخاصًا يقصدون الانتقام أو أفرادًا يشنون أعمال شغبٍ وخراب. يُضاف إلى هذه التهديدات، الأخطار الناجمة عن موقع البناية في منطقة عسكرية، أو تلك الصادرة عن أهداف سياسية من قبل مجموعات تريد تحطيم هاوية ثقافية.
لذلك يجب الانتباه إلى الإجراءات التالية:
• الحراسة المشددة على محيط البناية، خاصة عند الدخول والخروج بعد انتهاء الدوام الرسمي.
• مراقبة هوية الأشخاص الوافدين على البناية أثناء أوقات الدوام الرسمي.
• مراجعة حقائب و أغراض الزوار والباحثين.



الفصــل الرابــع: مواجهــة خطــر الكوارث



4.1 المدخل
من المهم تحديد قائمة الأخطار التي تهدد المؤسسة بعد القيام بعملية التدقيق. قد تكون نتيجة التدقيق مفزعة ومزعجة لمسئولي حفظ الأرشيف، خاصةً إذا كان التدقيق شاملاً ومسيرًا حسب المناهج المهنية. في أسوء الحالات، لا يمكن خفض الأخطار، و لم يبقى أي اختيار، ما عدا تبديل البناية القائمة ببناية جديدة توفر الشروط المناسبة لحماية الأرشيف من الأضرار إذا وقعت كارثة. يمكن في حالات أخرى القيام بتحديث البناية القائمة وإعادة تهيئة الإنشاءات والتجهيزات التقنية، ووضع الإجراءات الأمنية المناسبة للتصدي ضد خطر الحريق. يمكن عرض هذه الأعمال كجزء من برنامج محاربة الكوارث الذي يهدف إلى تخفيض الأخطار والأضرار الناجمة عنها.

4.2 البنايات الجديدة
يمكن اللجوء إلى بناء مركز جديد بعد مراقبة البناية القائمة ومراجعة كل الأخطار الخارجية التي تهددها. في هذه الحالة أو في حالة بناء مركز أرشيف جديد لأسباب أخرى، يُعد اختيار الموقع ومكان البناية الجديدة مهم جدًا و ذلك للتمكن من محاربة الأخطار بطريقة أكثر فعالة.
هذه من جديد قائمة الأخطار الخارجية المحتملة التي يمكن أن تهدد البناية:
• الفيضانات الطبيعية الواردة من الأنهار، والقنوات، والأمواج العملاقة، و التسونامي.
• الزلازل و حركات التربة.
• النشاطات الصناعية التي تحتوي على خطر الحريق، والانفجار، والتلوث، والمواقع الإستراتيجية الهامة.
• مناطق حركات الطيران.
• اصطدام السيارات.
يجب تجنب أغلبية هذه الأخطار باختيار موقعًا آمنًا وأرضًا مناسبةً. كما يجب الاستعانة بخبراء الزلازل إذا اقتضى الأمر لذلك، عن تصميم البناية، لتخفيض الأخطار والأضرار في حالة انهيارها. لا نستطيع القيام بالكثير لحماية البنايات القديمة من خطر الزلازل. فالمتطلبات الحالية في مجال البناء جد ملزمة في المناطق الحساسة، ويمكن تطبيقها في البنايات الجديدة.

4.3 البنايات الموجودة (القديمة)
يجب اخذ الإجراءات المناسبة لتخفيض الإخطار الخارجية التي تهدد بنايات الأرشيف الموجودة. تتضمن هذه الإجراءات:
• وضع حواجز لحماية البناية من اصطدام السيارات وعرقلة وقوعها.
• جعل البناية كتيمة لمنع دخول المياه إلى حد ارتفاعٍ معينٍ، إذا كانت البناية في منطقة قابلة للفيضان.
• تقوية أساس البناية.
• تشييد علاقات مع السلطات المعنية للتحقق من وجود برنامج تدخل سريع للتصدي ضد أخطار الماء، وتخفيضها، سواء أثناء أوقات العمل أو خارجها.
• ترحيل جزء من أرصدة الأرشيف إلى أماكن أكثر حماية داخل البناية نفسها، أو تحويلها إلى موقع أكثر أمنًا إذا كانت البناية موجودة في منطقة عسكرية حساسة.

4.4 الإنشاءات والتجهيزات التقنية
تشكل الإنشاءات والتجهيزات التقنية جزءًا أساسيًا في تركيبة البناية. ولكن يجب أن تكون من جودةٍ مرتفعةٍ، وأن تخضع إلى الصيانةٍ الدائمةٍ، لكي لا تشكل تهديًدا على الأرصدة الأرشيفية في حال وقوع تسرب للمياه أو عند بداية حريق.

4.5 الحماية من الماء
لا نشعر كثيرًا بالخطر الحقيقي الذي تمثله الأنابيب والقنوات على الأرشيف. تعد الأضرار الناجمة عن تسرب الماء معتادة، ويرجع السبب إلى التصميم السيئ للإنشاءات الرصاصية، وإلى النقص في صيانتها. توجد الإنشاءات في جميع البنايات، من غرف التنظيف إلى نظام التدفئة المتطور، مرورًا بقنوات التكييف .
حُددت مجالات التدخل لمواجهة أخطار الإنشاءات كما يلي:
• يُمنع مرور أنابيب الماء عبر مخازن الأرشيف أو فوقها مباشرةً.
• يجب أن تكون المواد الرصاصية وأنابيب الماء من الجودة الممتازة، ويُفرض مراقبتها وتدقيق مفاصلها عند تركيبها في البناية.
• يجب صيانة أنابيب وقنوات الماء بانتظام، ومراقبتها دورًيا لتخفيض خطر تسرب الماء أو انكسار الشبكات.
• يجب أن تشتمل الأنابيب وقنوات الماء على أعداد كافية من السكور و أصمة الرقابة تكون موزعة في الأماكن الإستراتيجية لكي يتمكن قطع الماء بسرعة عند وقوع أي حادث.
• يجب أن تكون الأرضية منيعة لتحمُّل أي تسرب للماء، وتمنعه من الانتشار عبر البناية. يمكن رفع عتبة الأبواب لسد الطريق أمام الماء إذا اقتضى الأمر ذلك، مع مراعاة أمن الأشخاص عند تجاوزها. يحل المشكل بتهيئة منحدرات صغيرة تسهل حركات العربات في الوقت نفسه.
• يمكن استخدام آلات الإنذار بالمياه للإعلان عن أي وجود سائل نتيجة انكسار الأنابيب أو حدوث أي تسرب. لكن لا يمكن الاعتماد على آلات الإنذار بإفراط، لأن اختيار مكان لوضعها يكون مزعجًا. إن تدفق المياه لم يتبع خطًا مستقيمًا في أغلب الحالات، و يمكن أن يؤدي إلى أضرارٍ كبيرةٍ قبل الإشعار بالخطر.
• يمكن وضع الوثائق في علبٍ مناسبةٍ لحمايتها: فتسمح هذه الطريقة بحماية الأرشيف من أضرار الماء والتلوث، بل حتى من لهب الحريق لمدة معتبرة. وقد برهنت عمليات التغليف فعاليتها في حالات الزلازل.
• تسبب المقاولات خطرًا خاصًا عند قيامها بالأشغال داخل البناية؛ فيمكن أن تؤدي إلى تسرب مصادف في الإنشاءات الرصاصية، أو تسرب الماء نتيجة للعطل المؤقت في البناية.

4.6 الحريق
يُشكل الحريق أكبر خطرٍ، ويُعد الأكثر دمارًا يُهدد مراكز الأرشيف دون شك. وهو يصنف في الدرجة الأولى الانشغالات بسبب الأخطار الكبيرة التي يمثلها والدمار القاضي الذي يضرب به الأرصدة الأرشيفية.
صدرت عدة دراسات في السنوات الأخيرة حول الإجراءات التي يجب اتخاذها لمواجهة أخطار الحريق في المكتبات والأرشيف. تُعد الأبحاث حول سرعة انتشار الحريق جد مرعبة. وقد أثبتت تجربة تظاهرية للحريق في مخزن أرشيف إن الحرارة ترتفع إلى 1000 درجة في بضع دقائق فقط. سمحت هذه الأعمال بالمعرفة الجيدة للإجراءات المطلوبة للحماية من الحريق في المكتبات والأرشيف.

4.6.1 الإنذار بالحريق
يُعد الإنذار منذ بداية اندلاع الحريق أساسيًا لتفعيل نظم وإجراءات التدخل التي قد تقلل من حجم الخسائر.
• فيجب أولاً وضع نظام إنذار آلي للحريق يتضمن عددًا كافيًا من الكواشف مرتبطة بجهاز الرقابة المركزية. يُنتظر من النظام أن ويشتغل آليًا عند الشعور بوجود دخان، أو أي مادة احتراق. كما يُفضل وضع كاشف الدخان عن كاشف الحرارة بسبب انتشار الدخان بكثافة مع بداية الحريق. لذا يجب وضع نظام فعَّال لاكتشاف الحريق و إطلاق إشارة الإنذار عند اشتعال أي موقد.
• يجب وضع نظام إنذار يدوي على سبيل الاحتياط.
• وأن تتمكن نظم الإنذار من الإرسال الآلي للإشارة إلى أقسام الحماية المدنية والإسعاف.
• كذلك يجب عزل مخازن الأرشيف عن المناطق العملية الأخرى بوضع جدران و أبواب مانعة للحريق لمدة ساعتين على الأقل. ويجب أن تغلق هذه الأبواب بطريقة آلية.
• ويجب مراقبة الدعائم غير المستقرة، وأخذ الإجراءات الاحتياطية اللازمة بشأنها.
• لا يجوز تخزين أي عتاد في قاعات الأرشيف للتخفيض من خطر الحريق، ويجب أن تكون مناطق العمل بعيدة عن مخازن حفظ الأرشيف.
• يُفترض أن يكون قاطع التيار الكهربائي الخاص بمخازن الحفظ معزولاً ومستقلاً، ويُمكن تشغيله عند الدخول والخروج من قاعات الأرشيف فقط. توجد عدة أنواع لمراقبة الإنارة للتحقق من عدم ترك الأضواء مشتعلة، مثل الإشارات الضوئية، والسمعية، وعداد التوقيت.


4.6.2 إطفاء الحريق
يُرتقب وضع نظام الإطفاء الآلي للحريق الذي يُعد قابلاً لمحاربة أي نوع من أنواع الحريق. يمكن اختيار بين النظم التي تعتمد على الماء(رشاش الماء)، أو تلك التي تستخدم الغاز (ثاني أكسيد الكربون).
في السابق كان يُستخدم الغاز(هالونHalon -) لإطفاء الحريق، ولكن توقف استعماله بسبب تأثيره السلبي على المحيط. وعوض بغازات جديدة مثل (Inergen / FM200)، ولكن لم تتم تجريبها ضد الحريق في مخازن الأرشيف إلى غاية سنة 1995.*
توفر النظم التي تستخدم الماء الذري فوائدٍ أكيدةٍ مقارنةٍ بتلك التي تعتمد على رشاش الماء، ولكن لها عقباتٍ أيضًا.
لا تزال المكتبات ومراكز الأرشيف تستعمل هذه النظم عند تحرير هذه الدراسات في سنة 1995(*). و تكمن فائدتها الأساسية في تحطيم الماء لتحويله في شكل ضباب لم يترك أي بقايا أثار، شريطة أن تركب بجدية.
* (ملاحظات المترجم: لقد أثبت الغاز إينرجين Inergen-فعاليته ضد الحريق في الأرشيف، و هو المفضل الآن إلاّ أن تكاليفه جد مرتفعة، و يستخدم لحماية الأرشيف الإستراتيجي في قاعات صغيرة فقط. بينما، يخصص الغاز الثاني FM200 للاستعمال العام لأنه أقل تكاليف).

النظم التي تستخدم الغاز. وتسمح هذه النظم بمكافحة الحريق في المناطق المحدودة والمغلقة، وهي مفيدة في المخازن المتخصصة وقاعات الحاسب الآلي لأنها تطفئ الحريق دون التسبب في وقوع ضرر دائم على الأرشيف ولا على التجهيزات. ولكن لم يكون الغاز فعالاً تمامًا في الفضاءات الكبيرة. و يمكن أن يتبقى رمادًا مشتعلاً بعد إطفاء الحريق، و يسبب إعادة الحريق بعد زوال الغاز.
رشاشات الماء. يخشى المكتبي والأرشيفي بحق استعمال الرشاشات بسبب الأضرار التي قد تؤدي بالأرشيف من جراء استخدام الماء. ولكن بدأ هذا التخوف يزول مع الشعور بفعالية الرشاشات، و تطوير منتجات تتجاوب مع تطلعاتهم. يجب الاستدراك أن الماء يُشكل السبيل الوحيد لمحاربة الحريق عند انتشاره بحجم كبير، ويقع هذا التطور الخطير في عشر دقائق بعد اندلاع الحريق فقط. لما يصل تطور الحريق إلى مستوى الخطورة، سوف يستخدم الماء وتحتاج الرشاشات كمية من الماء اقل من الوسائل المستعملة من طرف رجال الحماية المدنية: يستهلك الرشاش 70 لترًا من الماء في الدقيقة الواحدة، بينما تصل هذه الكمية إلى عشرات الآلاف من اللترات بوسائل الحماية المدنية. يجب أن نعلم أن كمية الماء المستحقة عند بداية الحريق تكون على حسب الحجم الصغير للنيران عند بدايتها.
فالخبراء في الحريق يعتقدون إن الحرائق الكبرى التي ضرت بالمكتبات ومراكز الأرشيف كان ممكن إطفائها عند بدايتها إذا استخدم نظام الرشاش. سوف تقع أضرار لا محال إذا اندلع اشتعال و انتشر الحريق. مهما يكن، تعد الأضرار الناجمة عن ماء الرشاشات أقل حجمًا من تلك التي تؤدي بالأرشيف بسبب الوسائل المجندة من قبل الحماية المدنية، و الخاصة بمكافحة حريق ضخم. سوف يقولوا لكم ألب أخصائي الترميم أنه بإمكان إنقاذ وثائق متضررة من جراء الماء، و العملية نفسها غير ممكنة بالنسبة للوثائق التي تضررت بالحريق.


4.6.3 مواصفات الرشاشات
يجب على أقسام الأرشيف الاعتماد على خدمات الأخصائيين لوضع نظام الرشاشات. و لكن تُفرض الآن مواصفات خاصة بالأرشيف:
• يُفضل استخدام أنابيب مبللة على الأنابيب الجافة، لأنها تنطلق بسرعة أكبر بين وقت استقبال إنذار الحريق وتفريغ الماء. ويُعد التفاعل السريع ضروري لأن الحريق ينتشر بسرعة في المخازن.
• يجب استخدام أنابيب من نوع غير قابل للقرض. تُعد الأنابيب من الفولاذ غير قابل للصدأ، أو من الفولاذ المُجلفن، أفضل نوعية تتطابق مع احتياجات الأرشيف. فالأنابيب من الفولاذ العادي يمكن أن تسبب تسرب مياه ملوثة أو قذرة ناجمة عن تفاعل كيميائي بين الماء والفولاذ. كما يُمنع استخدام الأنابيب من مادة البلاستيك لأنها تشتعل عند اندلاع الحريق، وتصبح بالتالي غير فعالة.
• يُفضل وضع رؤوس رشاشات حساسة تنطلق مع ارتفاع الحرارة (من نوع المصباح فقط). ويمكن اختيار تركيبة سائل المصباح لكي ينطلق مع ارتفاع الحرارة إلى درجةٍ محددةٍ. ويتفاعل هذا النوع من رؤوس الرشاشات بسرعةٍ و فرديًا، و لم تطلق الماء أكثر ما هو لازم لإطفاء الحريق.
• تُوضع الرشاشات بكميةٍ كافيةٍ ليكون النظام فعال. يجب التذكير انه يتم تفعيل عدد الرؤوس اللازمة فقط، حسب الملاحظات السابقة.
• تُغطى رؤوس الرشاشات بأغلفةٍ تحمي من خطر السقوط وتسريب الماء نتيجة لصدمةٍ مفاجئةٍ. و توضع هذه الرؤوس فوق الأنابيب فضلاً من تحتها لتخفيض الأخطار.
• لا يجوز وضع رؤوس الرشاشات قرب مصدر حرارة، لتجنب تفعيل النظام صدفةً بخطاء. لذا يجب تحويل مصدر الحرارة ومكان الرشاشات في الوقت نفسه.
• يجب وضع أصمّة بعدد كافي لمراقبة التدفق، وفي أماكن مناسبة ليتمكن توقيف تدفق الماء، بعد اندلاع نظام الإطفاء، حتى يتم زوال الحريق. تكون هذه الأصمّة محمية بنظام آمن مناسب (ربما بربطها إلى آلة الإنذار)، لتجنب وقوع أي تداخلات من جراء تفعيل غير مرغوب، أو بسبب عملية تخريبية.
• ُتوضع الرشاشات باحترام المعايير في هذا المجال، ويجب أن تخضع رؤوسها إلى اختبار صمودها عند الضغط، ومفاصلها أيضًا. سوف تحمي هذه الإجراءات، مدعمة بعقد الصيانة، من وقوع أي تسرب للماء صدفة.

4.6.4 المطافئ اليدوية
يجب وضع مطافئ يدوية محمولة في المواقع الإستراتيجية لكافة البناية:
• على الأقل مطفأة مائية مقدرة بمقاس لتر في مساحة 200 متر مربع. كما لا يُنصح باستخدام مطافئ من نوع الرغوة أو المسحوق بسبب الأضرار التي تؤدي بها على الوثائق.*
*(ملاحظة المترجم: بالعكس، يجب استخدام مطافئ المسحوق من نوع ABC، التي تنفع في حالة حريق الوثائق، و في حالة حريق من مصدر كهربائي).
• يجب وضع مطفأتين في كل مكانٍ حساس: الأولى مائية، والثانية من نوع ثاني أكسيد الكربون. سوف يستخدم ثاني أكسيد الكربون لإطفاء الحريق من مصدر كهربائي أو من أي حريق آخر لتخفيض الأضرار على المجموعات.**
** (ملاحظة المترجم: يُفضل استخدام المسحوق A,B,C في جميع الحالات قبل تدخل رجال الحماية المدنية).

4.6.5 الأنابيب وأفواه الحريق
يجب وضع الأنابيب وأفواه الحريق خارجيًًا قرب مخازن الأرشيف، في الأماكن الإستراتيجية؛ لأنها سوف تستخدم كنظم للطوارئ لمكافحة الحريق الكبير الذي لا يمكن إطفائه باستعمال المطافئ اليدوية.

4.6.6 الأنابيب الجافة
تتشكل الأنابيب الجافة من مواسير عريضة تخرج عموديًا من البناية لضخ الماء من مختلف الأماكن لمحاربة الحرائق الكبرى. يوفر هذا النظام نقاط خروج تتطابق مع حجم خرطوم المياه، ويمكن استخدامه و لو في حالة الجفاف, سوف يسمح هذا التوصيل خارج البناية في الطابق الأرضي، إلى رجال الحماية المدنية الاستفادة من خزانات الماء وضخها لمكافحة الحريق.
• يجب وضع الأنابيب الجافة، على سبيل الاحتياط، في كل طابق من العمارة مع منافذ لخرطوم الحريق، إذا تجاوز علو البناية 30 مترًا، أو إذا فاقت مساحة كل طابق 1000 مترٍ مربع.

4.6.7 مراقبة الدخان
يسبب الدخان الناجم عن الحريق أضرارًا كبيرةً، ولو في حال وقوع حريقٍ صغيرٍ تم إطفائه منذ البداية. يمكن أن تكون الخسائر أكبر من تلك الناجمة عن الحريق بالذات، خاصة في المناطق التي لم يصلها الحريق.
• لذا يجب تجهيز قنوات التكييف بالإخماد الآلي، و بنظام آلي لإيقاف محركات التكييف.
• كما يُفضل وضع نظم لسحب الدخان، إذا تمكن ذلك.

4.6.8 انفصال المخازن
يمكن تطبيق نظرية الانفصال على مخازن الأرشيف. يتعلق الأمر بتقسيم المخازن أو البناية إلى مناطق مجهزة بحواجز ضد الحريق لمدة ساعتين على الأقل. لن يُشكل هذا الإجراء وسيلة لإطفاء الحريق في أي حال من الأحوال؛ لكن يمكن تعطيل انتشاره و منع توسيعه خارج المناطق المنفصلة. يوفر هذا الإجراء وقتًا إضافيًا لمحاربة الحريق، ولكن سوف يُحطم كل ما يوجد في المنطقة التي حدث بها الحريق، إذا لم يوضع نظام للإطفاء الآلي. لذا يجب العناية أكثر بتفصيل المخازن لتعطيل انتشار الحريق، إذا تعذر وضع نظم آلية لإطفاء الحريق.


4.6.9 الورشات التي تقوم بأعمال داخل البناية
أثبتت التجربة أن وجود عمال في البناية يسبب خطرًا كبيرًا عليها. لذا يجب اخذ إجراءات لحماية الأرصدة الأرشيفية في حالة وجود ورش تعمل داخل البناية:
• توجيه تعليمات لهذه الورشات ولعمالها تجبرهم على احترام الإجراءات الوقائية ضد الكوارث السارية المفعول في البناية.
• إجبارهم على تقديم ترخيص خاص قبل الانطلاق في أي عمل يتطلب استخدام أي مصدر حرارة. يسمح هذا الإجراء استدركت مؤسسة الأرشيف بارتفاع خطر الحريق.
• يجب طلب تفاصيل عن نوع العمل والتجهيزات المستعملة في حالة ترخيص الورش الخارجية لاستخدام منبع حرارة للقيام بتدخلها؛ ويجب أخذ الإجراءات المناسبة التالية:
o استدراك أي اشتعال يمكن أن يسبب الحريق.
o فرض وجود مطافئ يدوية، بالماء أو ثاني أكسيد الكربون، في منطقة العمل للتمكن من التدخل عند اندلاع أي حريق.
• التأكد من عدم التدخين من قبل العمال.
• فرض عقوبات صارمة ضد المخالفين للإجراءات الأمنية.

4.6.10 أخطار الحريق الناجمة عن البنايات المجاورة
يمكن أن تُشكل البنايات المجاورة خطر الحريق على مؤسسة الأرشيف إذا اندلع فيها الحريق. يمكن وضع "ستار الماء" على الجدران المقابلة للحريق الصادر من البنايات المجاورة. يرتكز هذا النظام على رش الماء في الجدار الخارجي المقابل للنار، للحصول على التبريد مثل الشلالات. و ينطلق هذا النظام آليًا بجهاز إنذار الحرارة موضوع حسب توجيه مناسب.

4.7 الأمـــن
يجب حماية مؤسسات الأرشيف ضد التدخلات الطفيلية، و أعمال الشغب، وضد المهووس بالإحراق، بوضع إجراءات أمنية. يُعتقد أن عددًا متزايدًا من هذه الأحداث (السرقة والحريق الإجرامي) هي صادرة عن موظفي الأرشيف الذين يلجئون إلى هذه الأعمال انتقامًا من المؤسسة.
• يجب وضع إشارة إنذار ضد التدخلات الطفيلية.
• اللجوء إذا أمكن إلى خدمات مؤسسات مختصة للحراسة على مدار الساعة.
• التأكد من تطبيق الإجراءات الأمنية على موظفي المؤسسة أيضًا.
• وضع نظام ترخيص، على مستويات مختلفة،